Verwaltungsassistenz

Ob öffentlich oder privat - Machen Sie Karriere in der Verwaltung.

Bild Verwaltungsassistenz

IT und Internet sind aus Ihrem Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken? Sie sind ein Organisationstalent? Das Verfassen von Texten und Emails liegt Ihnen? Dann ist der Beruf Verwaltungsassistent/in genau das richtige für Sie! Verwaltungsassistent/inn/en sind Spezialist/inn/en für die Büroorganisation und kümmern sich um eine große Vielzahl unterschiedlicher Aufgaben. Daneben arbeiten sie oft auch im Rechnungswesen mit und sind für die Buchhaltung zuständig. 

Auch die Organisation von Besprechungen, Dienstreisen und sonstigen Veranstaltungen gehört zu ihrem Aufgabenbereich. In öffentlichen Institutionen (z.B. Ämtern und Behörden) haben sie direkten Kundenkontakt (Parteienverkehr). Mit dieser Lehre können Sie auch erfolgreich Ihre Karriere in vielen Fachabteilungen starten, wie beispielsweise im Einkauf, im Controlling oder in der Buchhaltung!

Trends & Wandel in der Branche

Ob E-Government oder digitale Akten - die Digitalisierung schreitet auch in der öffentlichen Verwaltung rasch voran. Österreich zählt gerade in diesem Bereich zu den Top-Nationen im europaweiten Vergleich. Die Handy-Signatur, datenschutzgerecht vernetzte Register oder Online-Leistungen, wie beispielsweise die antragslose Familienbeihilfe, gelten international als beispielgebend. Das E-Government Angebot soll in den kommenden Jahren weiter ausgebaut werden, um die Ziele der Digitalisierung – Kosteneinsparung und Effizienzsteigerung – zu erreichen.

In der Verwaltung privater Unternehmen wird sich der digitale Trend der letzten Jahre weiter fortsetzen. Technologien, die im digitalen Büro verstärkt zum Einsatz kommen werden, sind Dokumentenmanagementsysteme ebenso wie selbst lernende Systeme, die Abläufe selbständig optimieren, und KI-gestützte-Systeme, die zur Lösung neuer Problemstellungen eingesetzt werden. Die Bedeutung von Vernetzung wird noch größer werden, sowohl zwischen einzelnen Unternehmensstandorten, mit Kunden und Partnern, als auch innerhalb der Büros. Der Mobilfunkstandard 5G wird diese Entwicklung ebenso vorantreiben wie die Möglichkeit, per IoT (Internet of Things) praktisch alles miteinander zu verbinden und kommunikationsfähig zu machen.

Berufsaussichten

Die Chancen auf einen stabilen, sicheren Arbeitsplatz in der Verwaltung sind gut. Denn zu einer effizienten Verwaltung zählen neben einer modernen, digitalen Infrastruktur auch Mitarbeiter/innen, die entsprechende Fachkenntnisse besitzen und die moderne Büroorganisation sowie -kommunikation beherrschen. Verwaltungsassistent/inn/en sind hauptsächlich im Administrationsbereich von Behörden und anderen öffentlichen Institutionen tätig und hier ist trotz immer wieder kehrender Einsparungsdiskussionen der Bedarf an kompetenten Fachkräften stabil. Beschäftigungsmöglichkeiten bieten darüber hinaus aber auch große Wirtschaftsunternehmen mit eigenen Verwaltungsabteilungen und Versicherungen. Verwaltungsassistent/inn/en können aber auch in Büros und Kanzleien freier Berufe (Hausverwaltungen, Rechtsanwalts-, Notariats-, Steuerberatungskanzleien, Wirtschaftstreuhänder/innen, Architekt/inn/en, Ziviltechniker/innen) eine Anstellung finden.

Bildungspfad Verwaltungsassistenz

Der optimale Einstieg in eine Verwaltungskarriere gelingt Ihnen mit der dualen Lehrausbildung Verwaltungsassistenz, die 3 Jahre dauert. Nach dieser umfassenden Grundausbildung hält das Berufsfeld mehrere Spezialisierungsmöglichkeiten für Sie bereit. Wenn beispielsweise in Ihrer Lehrzeit Ihr Interesse am Einkauf geweckt wurde, können Sie sich im WIFI-Basislehrgang für Einkäufer/innen umfassende Grundkenntnisse aus dem Bereich der Beschaffung aneignen. Die Ausbildung erfolgt berufsbegleitend und dauert ca. 3 – 4 Monate. Nach dem positiven Abschluss des Basislehrgangs steht Ihnen der weiterführende Diplom-Lehrgang für Einkaufsmanagement offen, der Ihnen umfassendes, strategisches Einkaufs-Know-how vermittelt. Liegen Ihre beruflichen Ziele dagegen mehr auf dem Gebiet Controlling, dann haben Sie die Möglichkeit, am WIFI zunächst im Basislehrgang Controlling die Ausbildung zum/zur Junior Controller/in zu machen und anschließend im Aufbaulehrgang die Ausbildung zum/zur Controller/in. Sie erwerben in diesen beiden Lehrgängen alle wichtigen Fähigkeiten, um Controlling als wesentliches Element einer erfolgreichen Unternehmensführung im Betrieb durchzuführen. Controlling Expertin bzw. Experte auf hohem Niveau werden Sie schließlich mit dem fundierten akademischen Weiterbildungs-Lehrgang Controlling an der Berufsakademie. Dieser berufsbegleitende 4-semestrige Masterlehrgang schließt mit dem international anerkannten akademischen Titel „Master of Science“ (MSc) ab. Sie qualifizieren sich damit für anspruchsvolle (Führungs-) Aufgaben im Unternehmen. Eine gute Wahl treffen Sie auch, wenn Sie sich für eine Karriere in der Buchhaltung entscheiden. Denn ebenso wie Controller/innen sind Buchhaltungsfachkräfte am Arbeitsmarkt sehr gefragt. Das WIFI bietet Ihnen gute Einstiegskurse sowie Vorbereitungslehrgänge für die Buchhalter- und die Bilanzbuchhalterprüfung. Sie erweitern Ihre Karrierechancen, wenn Sie diese Prüfungen absolvieren - bis hin zu einer erfolgreichen Selbstständigkeit. Wenn Sie zudem bei einer Meisterprüfungsstelle die entsprechenden Fachprüfungen ablegen, erlangen Sie die Berufsberechtigung als selbständige/r Buchhalter/in" bzw. "Bilanzbuchhalter/in" tätig zu sein und somit ihr eigenes Unternehmen zu führen. Wenn Sie danach auf der Karriereleiter noch weiter hochklettern und eine strategische Führungsfunktion im Unternehmen (z.B. Abteilungsleitung oder Management von Großprojekten im Bereich Konzernrechnungslegung oder Reporting) übernehmen wollen, können Sie sich die dafür notwendigen Skills im akademischen Weiterbildungslehrgang MSc Bilanzbuchhaltung der Berufsakademie aneignen. Das Masterprogramm dauert 4 Semester, Absolvent/inn/en der Bilanzbuchhalterprüfung können jedoch gleich im 3. Semester einstiegen. Der Lehrgang endet mit dem international anerkannten Abschluss „Master of Science“ (MSc).

Wichtige Stärken / Soft Skills für den Beruf sind:

  • Organisationstalent
  • Kontaktfreudigkeit
  • Gutes Ausdrucksvermögen im sprachlichen und schriftlichen Verkehr
  • Zahlenaffinität
  • Kund*innenorientierung
  • Beherrschen von gängiger Bürosoftware

Ihr Start in den Bildungspfad

 

Ihr Start in den Bildungspfad

Je nach Ihrer beruflichen Vorerfahrung können Sie in die folgenden Stufen des Bildungspfads einsteigen:

Verwaltungsassistent/inn/en sind hauptsächlich im Administrationsbereich von Behörden und anderen öffentlichen Institutionen tätig. Zu ihren Aufgaben gehören die Erledigung des Posteingangs und -ausgangs, die Erstellung von Schriftstücken (z. B. Briefe, E-Mails, Protokolle) sowie die Betreuung von Kundinnen und Kunden. Auch das betriebliche  Rechnungswesen (z. B. Kalkulation, Buchhaltung) kann Teil ihres Aufgabenbereichs sein. Sie arbeiten gemeinsam mit ihren Kolleginnen und Kollegen und Vorgesetzten. In öffentlichen Institutionen (z. B. Ämtern und Behörden) haben sie direkten Kundenkontakt (Parteienverkehr).

Sie können

  • allgemeine Verwaltungsarbeiten eigenständig durchführen,
  • Texte, Daten- und Informationsmaterial verfassen, bearbeiten und registrieren,
  • Statistiken, Karteien, Datenbanken anlegen und führen,
  • Korrespondenz durchführen; E-Mails, Briefe verfassen oder nach Notizen und Vorgaben schreiben,
  • IT und betriebliche Softwareprogramme anwenden,
  • Arbeiten in der Buchführung und im Zahlungsverkehr durchführen,
  • Besprechungen, Sitzungen und Dienstreisen für Vorgesetzte vor- und nachbereiten,

Parteienverkehr durchführen, Klientinnen/Klienten (Parteien) anmelden, informieren und betreuen. 

Je nach Art und Größe des Unternehmens ergeben sich für Sie als Einkäuferin/Einkäufer verschiedene Aufgaben- und Verantwortungsbereiche. In Unternehmen, in denen der Materialeinsatz sehr hoch ist, haben Sie eine wichtige Schlüsselfunktion. Sie arbeiten mit den verschiedenen Abteilungen Ihres Unternehmens zusammen und haben Kontakte zu in- und ausländischen Lieferanten, Spediteuren und Logistikdienstleistern.

Sie

  • ermitteln den Warenbedarf für einen bestimmten Zeitraum
  • erstellen Bedarfslisten, in welchen alle benötigten Materialien verzeichnet sind
  • bewerten Lieferantinnen und Lieferanten und wählen die geeignetsten aus
  • schließen Verträge ab und handeln Lieferkonditionen aus
  • organisieren den Transport, wenn die von Ihnen bestellten Waren nicht frei Haus geliefert werden
  • berücksichtigen die geltenden Einfuhr- und Zollbestimmungen und ihre Wirkung auf die Kosten der Ware in Ihrer Kalkulation
  • sorgen für die Bereitstellung von ausreichend Lagerkapazität für angelieferte Ware und stellen gemeinsam mit anderen Abteilungen die Verfügbarkeit der optimalen Lager- und Anliefermengen für eine reibungslose, kostengünstige Produktion sicher.

Als Absolventin bzw. Absolvent des Diplom-Lehrgangs Einkaufsmanagement können Sie bei entsprechender Berufserfahrung Führungsaufgaben im Einkauf für Industrie- und Handelsunternehmen oder Dienstleistungsunternehmen übernehmen.

Sie können

  • Ihre Mitarbeiter/innen im strategischen und operativen Einkauf führen und entwickeln
  • die Einkaufsstrategie in Abstimmung mit der Geschäftsführung und zentralen Fachabteilungen entwickeln und umsetzen
  • die Disposition und den Einkauf aller benötigten Waren verantworten
  • die internationalen Beschaffungsmärkte analysieren und ein auf Ihr Unternehmen abgestimmtes Lieferantenportfolio entwickeln
  • Lieferantenverträge verhandeln, gestalten und abschließen
  • die Bereiche Wareneingangsprüfung, Materialverfügbarkeit und Lager steuern
  • Produkt- und Preisanalysen durchführen (lassen)
  • mit der Geschäftsführung und den Leitungen anderer Fachabteilungen Kostensenkungspotenziale ermitteln und realisieren.

Als Buchhalter/in sind Sie im Rechnungswesen von Unternehmen jeder Größe und Branche tätig!

Sie

  • erfassen sämtliche Geschäftsfälle selbstständig,
  • erstellen den gesamten Monatsabschluss bis zur Rohbilanz,
  • können Entwicklungen im Unternehmen rechtzeitig erkennen,
  • fungieren als Expertin/Experte für alle Fragen im Rechnungswesen.

 

Als Bilanzbuchhalter/in arbeiten Sie in Unternehmen jeder Größe und Branche und sind qualifiziert, verantwortungsvolle Aufgabenbereiche im Rechnungswesen zu leiten!

Sie

  • erstellen selbständig Jahresabschlüsse nach Unternehmens- und Steuerrecht für Unternehmen jeder Gesellschaftsform,
  • führen Jahresabschlussanalysen durch und entwickeln daraus betriebswirtschaftliche Empfehlungen,
  • beraten Entscheidungsträger/innen in Unternehmen zu allen Fragen des internen und externen Rechnungswesens.

Als Absolvent/in des akademischen Weiterbildungs-Lehrgangs MSc Bilanzbuchhaltung übernehmen Sie verantwortungsvolle Führungspositionen im Finanz- und Rechnungswesen!

Sie

  • erstellen selbständig Jahresabschlüsse nach Unternehmens- und Steuerrecht für Unternehmen jeder Gesellschaftsform,
  • beherrschen das internationale Reporting und arbeiten an der Konzernrechnungslegung mit,
  • leiten unternehmenswirksame Strategien aus Jahresabschlussanalysen ab,
  • können Teams und Abteilungen führen.

Als Junior Controllerin bzw. Junior Controller unterstützen Sie Ihre Fachbereichsleitung im Tagesgeschäft und erstellen Standard-Berichte und Auswertungen selbständig.

Sie

  • übernehmen Analyse- und Reportingaufgaben und erstellen Statistiken
  • erstellen Standardberichte und Sonder-Auswertungen nach Angaben Ihrer/Ihres Vorgesetzten
  • arbeiten an der jährlichen Budgetplanung mit
  • erstellen Präsentationen über im Controlling erstellte Berichte, Kennzahlen und Analysen
  • übernehmen Recherchetätigkeiten und Aufgaben im Rahmen größerer Projekte.

 

 

Als Senior Controllerin bzw. Senior Controller arbeiten Sie meist mit Ihrem eigenen Team und unterstützen die Unternehmensleitung mit regelmäßigen und anlassbezogenen Auswertungen und Berichten.

Sie

  • führen Ihr Team von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern und stellen die reibungslose Arbeit Ihrer Abteilung sicher,
  • verbessern die Controlling- und Berichtsprozesse,
  • verantworten die Erstellung von regelmäßigen Berichten und beauftragen und erstellen anlassbezogene Auswertungen,
  • verantworten Planung, Budgetierung, Forecasts und die Erstellung von Monats- und Jahresabschlüssen für Ihr Unternehmen,
  • beraten die Unternehmensleitung in allen wirtschaftlichen Entscheidungen.

Als Leiterin bzw. Leiter des Controlling verantworten Sie alle Controlling-Prozesse und sind sowohl für das operative als auch für das strategische Controlling zuständig.

Sie

  • führen eine oder mehrere Abteilung(en) und stellen reibungslose Abläufe in Ihrem Verantwortungsbereich sicher,
  • sind für das operative und das strategische Controlling verantwortlich,
  • agieren als Ansprechperson und „Sparring Partner“ für die Unternehmensleitung in allen strategischen wirtschaftlichen Fragen,
  • führen Unternehmensbewertungen durch und errechnen Szenarien und Simulationen zu zukünftigen unternehmerischen Entscheidungen,
  • entwickeln die Unternehmensstrategie mit und verantworten deren Umsetzung in Ihren Abteilungen.

 

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